公的研究費管理方針

アイ’エムセップ株式会社（以下「当社」という。）において機関経理する全ての研究経費（以下「公的研究費」という。）の管理・監査体制の対応については、別に定めるもののほか、この方針により実施するものとする。

（責任体系）
第１条当社における公的研究費の運営・管理に関わる者の責任と権限は下記に定めるものとする。

（最高管理責任者）
第２条最高管理責任者は、代表取締役とし、当社を統括し、会社経営及び競争的資金等の運営・管理における最終責任を負う。また、統括管理責任者及び会計責任者が円滑かつ責任を持って競争的資金の運営・管理を行うよう指導及び支援をし、更に自らが率先して、不正防止計画を実施していく。

（統括管理責任者）
第３条統括管理責任者は、取締役研究開発部長とし、最高管理責任者を補佐する。争的資金等の運営・管理においては当社を統括する実質的な責任と権限を有する。

（購買管理責任者）
第４条購買管理責任者は、最高管理責任者及び統括管理責任者を補佐し、競争的資金においては、研究費実施の実質的な責任と権限を有する。

（運営・管理の環境整備）
第５条最高管理責任者は、公的研究費の不正な使用（以下「不正」という。）が行われる可能性が常にあるという前提の下で、不正を誘発する要因を除去し、十分な抑止機能を備えた環境・体制の構築を図らなければならない。
２公的研究費に係る事務処理手続きについては、次の各号に定める方法により統一的に運用するものとし、最高管理責任者は、職務権限者による適切な確認及び監査員による監査等により万全を期さなければならない。
３物品等の購入の手続きは、当社の購買業務管理規程により行う。
４旅費の手続きは、当社の国内出張旅費規程により行う。
５当社における公的研究費に係る会計事務処理の責任体制は、公的研究費に関わる社員の職務分掌規定のとおりとする。
６当社における公的研究費に係る事務処理手続きに関する当社内外からの相談窓口（以下「事務処理手続相談窓口」という。）を企画責任者に置き、必要な業務を行う。

（職務権限の明確化）
第６条最高管理責任者は、公的研究費の事務処理に関して研究費の交付を受けて研究をする者（以下「研究者」という。）及び事務職員の権限と責任を明確に定める。
２当社における事務処理の業務は、購買基本方針、公的研究費に関わる社員の職務分掌規定、購買業務管理規程、国内出張旅費規程に基づき行う。

（関係者の公的研究費に関する意識の向上）
第７条最高管理責任者は、公的研究費の執行に当たって、公的資金によるものであることを研究者及び事務職員に理解させ、機関が経理する必要性を周知徹底する。
２研究者個人の発意で申請し採択された公的資金及び研究者個人が受領した寄附金や助成金であって、当該研究者の職務上の教育・研究を援助しようとするものは、機関経理の対象となる。
３研究者及び事務職員は、公的研究費の適正な執行を確保するため、関係する規則等の遵守に努めるほか研修会等に積極的に参加し、自己研鑽に努める。
４研究者及び事務職員は、公的研究費に関わる社員の職務分掌規定に則り業務を遂行する。

（不正に関する調査及び懲戒）
第８条当社における不正に関する調査を実施する場合の手続等については、当社、購買業務管理規程により運用するものとする。
２前項に基づき、懲戒の対象になる事実があった場合の懲戒の種類及びその適用に必要な手続等については、最高管理責任者の裁定に基づき行う。

（不正防止計画の策定及び実施）
第９条最高管理責任者は、公的研究費の不正使用を発生させる要因を踏まえ、具体的な研究活動上の不正防止計画を策定し実施する。

（不正防止計画の推進）
第１０条当社の不正防止計画の推進を担当する担当者を置き、必要な業務を行う。
２最高管理責任者は、不正防止の対応について企業内外に公開するとともに、不正防止計画の進捗管理に努める。
３監査員は、部局等が主体的に不正防止計画を実施できるよう協力する。

（公的研究費の適正な運営）
第１１条研究者及び事務職員は、不正防止計画に基づき、適正な予算執行を行う。
２補助金等の内定を受けながら当該補助金等が未交付のため、研究等に支障をきたす場合には、金融機関等の融資を受けながら研究等の円滑な推進に努める。

（公的研究費の適正な管理活動）
第１２条研究者および購買管理責任者は、予算執行状況を検証し、執行計画と合ったものになっているか確認し、当初の執行計画に対して著しく遅れが生じている場合又はその執行が年度末になることが予想される研究に対して、あらかじめその理由を確認する。
２研究者等と業者の癒着防止のため、打合せ等の取り決めには透明性を持たせる。
３発注業務は、研究者及び購買担当者の協議の上、行う。
４検収業務は、研究者及び購買担当者の両者が行う。
５不正な取引に関与した業者についてはその行為の内容により取引停止等の処分を行うとともに必要に応じその結果を公表する。
６研究者の出張計画の実行状況等は、統括管理責任者で把握する。

（ルール等の情報伝達）
第１３条最高管理責任者は、社員全員に公的研究費の適切な使用について理解させるため、社内説明会、講習会及び研修会の開催、インターネットでの掲載、文書通知、諸会議等により周知する。
２公的研究費の使用に関する取扱いについて、当社内外からの相談を受け付ける窓口（以下「使用ルール相談窓口」という。）を、企画責任者に置き、必要な業務を行う。
３当社内外からの通報（告発）を受け付ける窓口（以下「通報窓口」という。）を、設ける。
４最高管理責任者は、社員等が行動規範や公的研究費の取扱いをどの程度理解しているかの浸透度調査を定期的（2～3年に1度程度）に行う。

（監査体制）
第１４条当社における公的研究費の運営及び管理並びに公的研究費の不正使用の防止等に関する監査（以下「内部監査」という。）は、告発の相談窓口及び購買管理者、または外部の会計士等が実施する。
２内部監査を定期的に実施する。また、会計書類の形式的要件等の財務情報に対する監査のほか、当社全体の視点から公的研究費の運営及び管理の体制整備等について改善を重視した監査を行う。
３監査員は、不正防止計画推進担当者との連携により、不正の発生要因把握表）に応じた効果的かつ実効性のある監査を行う。

以上